Manual de gestión y atención de derechos ARCO de los titulares

Conforme a lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y en su Reglamento General, se establece el protocolo técnico-jurídico para garantizar el ejercicio de los derechos de Acceso, Rectificación, Actualización, Eliminación, Oposición y Portabilidad de los titulares, con especial énfasis en el tratamiento de imágenes de videovigilancia y datos biométricos. El procedimiento del mecanismo propuesto por el responsable del tratamiento posee la siguiente estructura:

1. Derechos a los cuales se puede acceder.
2. Presentación de la solicitud.
3. Contenido de la solicitud.
4. Envío de la solicitud.
5. Revisión de la solicitud.
6. Respuesta a la solicitud.
7. Negativa de la solicitud.
8. Registro de las solicitudes.
9. Recursos y las reclamaciones.

1. Derechos a los cuales se puede acceder

Derecho de acceso: El titular tiene derecho a conocer y a obtener información sobre los datos personales de sí mismo que son objeto de tratamiento por parte de la Compañía.

Derecho de rectificación y actualización: El titular tiene el derecho a obtener de la Compañía la rectificación y actualización de sus datos personales inexactos o incompletos.

Derecho de cancelación o eliminación: El titular tiene derecho a que la Compañía suprima sus datos personales, cuando:

• El tratamiento no cumpla con los principios establecidos en el tratamiento de esta y de la LOPDP;
• El tratamiento no sea necesario o pertinente para el cumplimiento de la finalidad;
• Los datos personales hayan cumplido con la finalidad para la cual fueron recogidos o tratados;
• Haya vencido el plazo de conservación de los datos personales;
• El tratamiento afecte derechos fundamentales o libertades individuales;
• Revoque el consentimiento prestado o señale no haberlo otorgado para uno o varios fines específicos, sin necesidad de que medie justificación alguna; o,
• Exista obligación legal.

Derecho de oposición: El titular tiene el derecho a oponerse o negarse al tratamiento de sus datos personales. La solicitud de oposición podrá ser denegada cuando se cuente con una debida justificación contractual o legal para mantener su información en nuestras bases de datos.

Derecho a la portabilidad: El titular o interesado puede solicitar a la compañía la entrega de sus datos personales en un formato compatible e interoperable.

Derecho a la suspensión del tratamiento: El titular tendrá derecho a obtener del responsable del tratamiento la suspensión del tratamiento de los datos.

2. Presentación de la solicitud

Para el acceso a sus derechos el titular deberá llenar y enviar una Solicitud para el Ejercicio de Derechos del Titular de la compañía CIVILPROTECTION SERVICIO INTEGRAL DE PROTECCION Y VIGILANCIA C. LTDA., por medio de los correos que se ponen a su disposición, los cuales son: jurisconsulto287@gmail.com y datosp@siprov.ec

En esta solicitud, el titular de los datos personales deberá especificar qué derecho desea ejercer del catálogo expuesto en este Manual de Gestión y Atención de Derechos ARCO de los Titulares y respaldado con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

Para acceder a su derecho, usted puede acceder a estos por medio del siguiente enlace: Solicitud para el Ejercicio de Derechos del Titular. Haz clic aquí. También puede solicitarla en los correos datosp@siprov.ec y jurisconsulto287@gmail.com.

3. Contenido de la solicitud

De acuerdo con el Art. 13 del Reglamento General de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales la solicitud deberá contener los siguientes elementos:

1. Los nombres y apellidos completos del titular, número de cédula de identidad o pasaporte y dirección domiciliaria o electrónica para notificaciones. Cuando se actúa en calidad de representante legal, se hará constar también los datos de la o del representado;
2. De ser posible, la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que se busca ejercer alguno de los derechos antes mencionados y cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de los datos personales;
3. Relación de lo que solicita expuesto de manera clara y precisa;
4. Derecho o derechos que desea ejercer; y,
5. A la solicitud se acompañará los documentos que acrediten la identidad o, en su caso, la representación legal o convencional del titular.

4. Envío de la solicitud

Una vez enviada la solicitud el responsable con el apoyo del Delegado de Protección de Datos de la compañía CIVILPROTECTION SERVICIO INTEGRAL DE PROTECCION Y VIGILANCIA C. LTDA. deberán gestionar y documentar las solicitudes que sean recibidas en el término de 10 días.

Se deberá constar el envío de la solicitud y el encargado deberá adjuntar a su respuesta la copia del correo con la fecha de la entrega de este.

5. Revisión de la solicitud

El responsable revisará la solicitud y gestionará si la misma cumple o no con los requisitos establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento General y la documentación que acredite y fundamente su petición. En el caso de que se evidencie la falta de requisitos o se requiera más información, se deberá notificar al titular, el cual tendrá un plazo para subsanar las omisiones.

Dentro de este sentido, existe el siguiente procedimiento a realizar:

Si la información presentada en la solicitud es insuficiente o ambigua para poder brindar una respuesta, el responsable o el encargado del tratamiento de datos puede solicitarle al titular que realice una aclaratoria o ampliación, la cual solo deberá ser por una vez y tendrá que ser enviada en un término de cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud del titular. El titular tendrá un término de diez (10) días, contados desde el día siguiente de ser notificado, para poder completar o corregir la información.

En el caso de que el titular no cumpla con esta aclaración o ampliación dentro del periodo de tiempo determinado, el responsable procederá a archivarla y el titular deberá ser informado de esta decisión y las razones que la justifican. Sin embargo, esta acción no impide que el titular pueda presentar una nueva solicitud.

6. Respuesta a la solicitud

El Responsable tiene un término de diez (10) días, los cuales serán contados desde la recepción completa de la solicitud, para poder dar una respuesta al titular. La respuesta debe indicar si se acepta o si se rechaza lo solicitado:

1. En el primer caso el responsable procederá con la ejecución del derecho requerido por el titular en el tiempo establecido, mientras que,
2. En la segunda si la solicitud es rechazada, se proporcionarán las justificaciones correspondientes para que fundamenten su negativa.

7. Negativa de las solicitudes

La Compañía CIVILPROTECTION SERVICIO INTEGRAL DE PROTECCION Y VIGILANCIA C. LTDA. estará justificada a dar una negativa a la solicitud a los derechos de rectificación, actualización, eliminación, oposición, anulación y portabilidad, en los siguientes casos:

• Si el solicitante no es el titular de los datos personales o su representante legal no se encuentre debidamente acreditado con los documentos adjuntos a su solicitud;
• Cuando los datos son necesarios para el cumplimiento de una obligación legal o contractual o para seguir prestando el servicio;
• Cuando los datos son necesarios para el cumplimiento de una orden judicial, resolución o mandato motivado de autoridad pública competente;
• Cuando los datos son necesarios para la formulación, ejercicio o defensa de reclamos o recursos;
• Cuando se pueda causar perjuicios a derechos o afectación a intereses legítimos de terceros y ello sea acreditado por el responsable de la base de datos al momento de dar respuesta al titular a su solicitud de ejercicio del derecho respectivo;
• Cuando se pueda obstaculizar actuaciones judiciales o administrativas en curso, debidamente notificadas;
• Cuando los datos son necesarios para ejercer el derecho a la libertad de expresión y opinión;
• Cuando los datos son necesarios para proteger el interés vital del interesado o de otra persona natural;
• En los casos en los que medie el interés público, sujeto al cumplimiento de los estándares internacionales de derechos humanos aplicables a la materia, al cumplimiento de los principios de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y a los criterios de legalidad, proporcionalidad y necesidad;
• En el tratamiento de datos personales que sean necesarios para el archivo de información que constituya patrimonio del Estado, investigación científica, histórica o estadística.

8. Registro de las solicitudes

El Responsable en conjunto con el Delegado de Protección de Datos deberá registrar todas las solicitudes que se han hecho o que guarden relación con el ejercicio y ejecución de los derechos de los titulares, así como almacenar la respectiva respuesta proporcionada en cada uno de los casos, esto para dar cumplimiento al Art. 15 del Reglamento General de la LOPDP.

El registro de las solicitudes se deberá llevar a cabo de forma digital y de ser necesario de forma física de la siguiente manera:

9. Recursos y las reclamaciones

Una vez que el responsable de los datos personales haya respondido a la solicitud del titular, y este considera que con la contestación le han sido vulnerado sus derechos o a su vez no ha recibido la misma en el tiempo establecido, podrá presentar una reclamación ante la Autoridad de Protección de Datos Personales. En este caso, se informará al responsable para que este pueda ejercer su derecho a defenderse.

Conclusión

Este procedimiento garantiza el cumplimiento efectivo del principio de tutela efectiva de derechos, promueve la confianza de los clientes y empleados, reduce el riesgo legal, y demuestra el compromiso proactivo de la Compañía con la protección de datos personales.